درسنامه آموزشی پودمان 4 ارائه دهنده خدمات رایانه‌ای کلاس دهم شبکه و نرم افزار

آیا تا به حال اندیشیده‌اید

- اگر تمام نمرات و اطلاعات دانش‌آموزان مدرسه در فایل‌های اکسل جداگانه ذخیره شود، چه مشکلاتی پیش می‌آید؟
- اگر داده‌های 500 بیمار در یک کلینیک، به‌صورت دستی ثبت شود، چرا احتمال خطا و ناسازگاری اطلاعات افزایش می‌یابد؟
- چگونه می‌توان با ایجاد رابطه بین جداول، از تکراری شدن داده‌ها جلوگیری کرد؟
- اگر بخواهید یک سیستم ثبت حضور و غیاب هوشمند برای مدرسه طراحی کنید، چه جداولی ایجاد و چگونه آن‌ها را مرتبط می‌سازید؟
- اگر بخواهید گزارش ماهانه فروش یک فروشگاه را تولید کنید، اکسس چه کمکی به شما می‌کند؟
- چگونه می‌توانید یک فرم ورود داده کاربرپسند در اکسس طراحی کنید تا کارمندان بدون دانش فنی بتوانند اطلاعات را ثبت کنند؟

آنچه از هنرجو انتظار می‌رود

1- یک محیط عملیاتی را شناسایی کند.
2- موجودیت‌های آن محیط عملیاتی را بیان کند و ویژگی‌ها یا صفات موجودیت‌ها را شناسایی کند.
3- بر اساس موجودیت‌ها و ویژگی‌های آن‌ها، بتواند جداول بانک اطلاعاتی را ایجاد کند.
4- پس از تعریف جداول در بانک اطلاعاتی، بتواند کلیدهای اصلی و یا خارجی در هر جدول را مشخص کند.
5- پس از تعیین کلیدها در بانک اطلاعاتی، باید رابطه بین جدول‌ها را از طریق کلیدهای تعریف شده، ایجاد کند.
6- با نماهای مختلف جدول، از قبیل design و datasheet آشنا شود.
7- با اشیای دیگر پایگاه داده از قبیل پرس‌و‌جو، فرم، گزارش و روش‌های ایجاد آن‌ها آشنا شود.

استاندارد عملکرد

تعیین موجودیت‌ها، صفت‌ها، ارتباطات، فیلد، رکورد، پیاده‌سازی پایگاه داده و اشیای آن از قبیل جدول و پرس‌و‌جو و فرم و گزارش.

---

در یک طرح رقابتی هنرجویان پایه دهم رشته شبکه و نرم‌افزار با راهنمایی هنرآموزشان باید گزارشی از میزان پیشرفت دانش‌‌آموزان و تلاش هنرآموزان تهیه و به مدیریت هنرستان ارائه دهند. اما این موضوع دارای چالش‌های مختلفی از قبیل استخراج نمرات دانش‌آموزان و سایر موارد آماری است. هنرآموز رشته شبکه و نرم‌افزار استفاده از برنامه مدیریت پایگاه داده اکسس را به آن‌ها پیشنهاد می‌دهد و این دلایل را برایشان بیان می‌کند.

دلایل استفاده از سیستم مدیریت پایگاه داده

1- یکپارچگی و امنیت داده‌ها: سیستم‌های مدیریت پایگاه داده (DBMS) به یکپارچگی و امنیت داده‌ها کمک می‌کنند. آن‌ها از ورود داده‌های تکراری جلوگیری کرده و دسترسی به داده‌ها را کنترل می‌کنند.

2- کاهش افزونگی داده‌ها: DBMSها از تکرار داده‌ها جلوگیری می‌کنند و نیاز به ذخیره‌سازی مجدد را کاهش می‌دهند.

3- بهبود دسترسی و اشتراک‌گذاری داده‌ها: این نرم‌افزارها امکان دسترسی هم‌زمان چندین کاربر به داده‌ها را فراهم و همکاری بین بخش‌ها را افزایش می‌دهند.

4- تجزیه و تحلیل داده‌ها: با استفاده از پایگاه داده، سازمان‌ها می‌توانند داده‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و تصمیمات آگاهانه بگیرند.

مفاهیم پایگاه داده

طراحی پایگاه داده (Database Design)

پایگاه داده، بانک اطلاعاتی یا دیتابیس به مجموعه‌ای سازمان‌یافته از اطلاعات یا داده‌های ساختارمند گفته می‌شود که معمولاً به‌صورت الکترونیکی در یک سیستم رایانه‌ای ذخیره می‌شوند. در واقع به مجموعه داده‌ها، به همراه برنامه‌های کاربردی مرتبط با آن‌ها، «سیستم مدیریت پایگاه داده» Database می‌گویند. پایگاه داده یکی از اجزای اساسی بیشتر سامانه‌های نرم‌افزاری به حساب می‌آید و آشنایی برنامه‌نویسان با آن بسیار مهم است.

در ابتدا باید هدف از طراحی پایگاه داده‌ها مشخص شود. پس از تعیین کلیدهای اصلی، خارجی، ارتباط بین جدول‌ها و رسم نمودار ER، در ادامه مراحل مربوط به اعمال قوانین نرمال‌سازی جداول انجام خواهد شد.

(Entity) موجودیت

به هر شخص، محل، شیء یا مفهومی که بتوان دربارهٔ آن اطلاعاتی را در یک پایگاه داده ذخیره کرد، موجودیت گفته می‌شود. این موجودیت‌ها می‌توانند به‌هم وابسته و یا مستقل باشند. هنرآموز از هنرجویان خود می‌خواهد که در قدم اول فهرستی از اطلاعاتی که در طراحی یک پایگاه داده نیاز دارد را جمع‌آوری کنند. به اجزای جمع‌آوری شده در داخل فهرست، موجودیت گفته می‌شود. این موارد شامل اطلاعات کلیه هنرجویان هنرستان، اطلاعات هنرآموزان و اطلاعات دروس کلیه رشته‌ها و پایه‌ها است.

صفت‌های موجودیت (Attributes)

هر موجودیت دارای تعدادی صفت است. صفت برای بیان ویژگی‌های موجودیت استفاده می‌شود. به عنوان مثال در محیط عملیاتی هنرستان موجودیت هنرجو دارای صفات شماره دانش‌آموزی، نام، نام‌خانوادگی، نام پدر، آدرس و تلفن است. موجودیت هنرآموز دارای کد پرسنلی، نام، نام‌خانوادگی و مدرک تحصیلی است. موجودیت درس دارای کد درس، نام درس، نوع درس (عمومی یا تخصصی) و تعداد واحد است.

جداول (Tables)

بعد از مشخص کردن صفت‌های هر موجودیت با حجم زیادی از اطلاعات روبرو می‌شوید که بایستی آن‌ها را دسته‌بندی کنید. به همین جهت برای سهولت از جدول استفاده کنید تا صفت‌های مربوط به هر موجودیت را به‌صورت دسته‌بندی شده در داخل آن قرار دهید (جدول 1).

فیلد (Field) و رکورد (Record)

هر موجودیت دارای صفت‌های مختلفی است که هر یک از این صفت‌ها فیلد (ستون) نامیده می‌شود و مجموعه‌ای از فیلدهای مربوط به یک نمونه موجودیت را یک رکورد (سطر) می‌گویند.

انواع فیلد و ویژگی‌های آن: با توجه به تعریف فیلد که به آن اشاره شد، لازم است که به ویژگی و انواع آن دقت شود. چون هر فیلدی که تعریف می‌شود امکان دریافت مقادیر مشخصی را دارد (جداول 3 و 4)

جدول 3 - انواع فیلدهای رایج مورد استفاده در برنامه Access (Data type)

نوع داده	موارد کاربرد
Short text	اگر نوع داده یک فیلد Short Text انتخاب شود می‌توانید کاراکتر شامل اعداد، حروف و نشانه‌ها را در آن فیلد ذخیره کنید. برای فیلدهای نام و نام‌خانوادگی و آدرس این نوع داده مناسب است. اگر این نوع داده انتخاب شود حداکثر می‌توانید 255 کاراکتر در این فیلد ذخیره کنید. یعنی برای ذخیره اطلاعات بیشتر از 255 کاراکتر این نوع داده را نباید به کار برید.
Long text	برای ذخیره‌سازی اطلاعات متنی بیش از 255 کاراکتر می‌توانید از این نوع داده استفاده کنید. اگر نوع داده‌ای Long Text برای یک فیلد از نوع متنی انتخاب شود، می‌توانید به‌طور نامحدود کاراکتر در آن فیلد ذخیره کنید. مثلاًً اگر بخواهید سوابق کاری یک شخص را ذخیره کنید این نوع داده مناسب است.
Currency	از این نوع داده برای ذخیره‌سازی مقادیر ارزی استفاده می‌شود، برای مثال قیمت یک کالا یا حقوق و یا دریافتی یک کارمند را می‌توانید در فیلدی از این نوع داده قرار دهید.
Date/time	از این نوع داده برای ذخیره‌سازی اطلاعاتی از نوع تاریخ و زمان استفاده کنید. به عنوان مثال برای ذخیره کردن تاریخ تولد یا تاریخ استخدام می‌توانید از این نوع داده استفاده کنید.
Yes/no	برای فیلدهایی که دو وضعیتی هستند برای ذخیره کردن مقادیر یک فیلد که به‌صورت بله و خیر است، می‌توانید از این نوع داده استفاده کنید. اگر بخواهید اطلاعات به‌صورت Yes یا No نمایش داده شود از این نوع داده استفاده کنید.
Number	اگر بخواهید اطلاعاتی ذخیره کنید که محاسبات ریاضی روی آن فیلد انجام شود باید نوع داده‌ای را Number ذخیره کنید. مثلاًً سن افراد یا نمرات دانشجویان را باید Number انتخاب کنید.
Larg number	اعدادی که به صورت Number انتخاب می‌شوند، دقت زیادی ندارند. برای نمایش اعداد بزرگ و با دقت مضاعف از این نوع داده استفاده کنید.
Auto number	اگر نوع داده فیلدی را Auto number انتخاب کنید، این فیلد به‌صورت خودکار مقداردهی می‌شود. مثلاً مقادیر این فیلد از عدد 1 شروع شده و افزایش می‌یابد. یعنی کاربر در تعیین مقادیر این فیلد نقشی ندارد.
OLE object	اگر بخواهید اطلاعاتی از نوع تصویر، صدا فیلم و یا هر شیء دیگر مانند فایل‌های Excel یا Word را ذخیره کنید، می‌توانید از این نوع داده استفاده کنید.
Hyper link	اگر بخواهید اطلاعاتی از نوع آدرس اینترنتی یا آدرس یک فایل در شبکه را ذخیره کنید باید از این نوع داده استفاده و اگر بر روی آدرس کلیک کنید به محل موردنظر پرش می‌کنید.
Attachment	اگر قرار باشد یک یا چند فایل ضمیمه بانک اطلاعاتی شود از این فیلد استفاده کنید که البته این کار باعث افزایش حجم فایلتان نیز می‌شود.
Lookup wizard	اگر نیاز باشد تا مقادیر خود را از لیست و جدول دیگری انتخاب کنید باید از این فیلد استفاده کنید. یعنی به جای وارد کردن مقادیر، آن‌ها را از لیستی انتخاب می‌کنید.

جدول 4 - مشخصه فیلدها (Field Properties)

مشخصه	توضیحات
Field size	حداکثر تعداد کاراکترها را در نوع داده‌های text مشخص می‌کند همچنین برای نوع داده‌های Number با تعیین نوع داده عددی، اندازه آن تعیین می‌شود.
Format	قالب‌بندی نمایش داده در نمای Datasheet را برای نوع داده‌های Yes/No ،Date Time ،Number و... با استفاده از لیست بازشونده قابل انتخاب می‌کند.
Input Mask	الگویی را برای ورود داده تعیین می‌کند. برای مثال الگوی LA### نشان می‌دهد که کاربر باید ابتدا 3 رقم سپس یک حرف الفبا و در آخر یک رقم یا یک حرف الفبا وارد کند، برای مثال مقدار 456M8 یا 456Mp قابل قبول است.
Caption	برچسبی که در جدول‌ها، فرم‌ها و گزارش‌ها به جای نام فیلد ظاهر می‌شود.
Dafault Value	مقدار پیش‌فرضی است که اگر در هنگام ورود اطلاعات مقداری برای فیلد وارد نشود، این مقدار برای فیلد درنظر گرفته می‌شود.
Validation Rule	شرطی را برای ورود داده‌ها تعیین می‌کند تا اطمینان حاصل شود داده‌ای که وارد می‌شود مطابق با معیار شماست. مثلاً عددی کوچک‌تر از 100، ($ \lt 100$) یا بین دو مقدار 100 تا 999 ($ \gt 100\,and\, \lt 999$) وارد شود.
Validation Text	متنی که در صورت عدم رعایت Validation Rule نمایش داده می‌شود. اگر هنگام ورود مقادیر، شرط تعیین شده در Validation Rule رعایت نشود. متنی که در این مشخصه وارد شده است به‌صورت پیغام برای کاربر ظاهر می‌شود.
Required	با مقدار Yes مشخص می‌کند که در زمان ورود مقادیر، این فیلد نباید خالی بماند و با مقدار No شما را مجاز به خالی گذاشتن مقدار فیلد می‌کند.
Allow zero length	با مقادیر Yes و No تعیین می‌کند که آیا می‌توان رشته‌ای به طول صفر یعنی "" را به فیلد نوع Text نسبت داد یا خیر.
Indexed	برای ایجاد شاخص روی فیلد به کار می‌رود. ایجاد شاخص روی فیلد باعث تسریع در جست‌وجوی داده‌ها می‌شود. مقادیر این مشخصه No به مفهوم نداشتن شاخص، (Yes (duplicates ok به مفهوم داشتن ایندکس و پذیرفتن مقادیر تکراری و همچنین مقدار (Yes (No duplicates به مفهوم داشتن ایندکس و نپذیرفتن مقادیر تکراری برای این فیلد است.
Decimal Places	برای نوع داده‌های Number تعداد ارقام بعد از ممیز اعشار را تعیین می‌کند.

کلید اصلی (Primary key)

بعد از مشخص شدن صفت‌های موجودیت نیاز به این است که از هر موجودیت یک صفت را با عنوان صفت کلیدی در نظر گرفت. اما سؤالی که مطرح می‌شود این است که کدام صفت را در نظر بگیرید؟

کلید اصلی به صفت یا صفاتی از یک موجودیت گفته می‌شود که منحصربه‌فرد و غیرتهی باشد.

با توجه به جدولی که طراحی کردید، به دلیل زیاد بودن مشخصات هر صفت نیاز به این است که برای هر صفت یک عنوان به عنوان عامل شناسایی در نظر گرفته شود. اما این چه عاملی است و با چه عنوان شناسایی شود که بتواند به‌صورت کامل قابلیت یکتایی بودن را داشته باشد. مجدد به جدولی که طراحی کردید نگاهی بیندازید، با توجه به توضیحات صورت گرفته، بهترین صفت از هر موجودیت تعریف شده را به عنوان کلید اصلی در نظر بگیرید. در جدول 5 زیر آن خطی کشیده شده است.

با انجام مراحل فوق مرحله طراحی اولیه پایگاه داده موردنظر خود را از دید جمع‌آوری اطلاعات به پایان رسانده‌اید. از این بخش به بعد می‌توانید وارد بخش پیاده‌سازی طراحی خود در یکی از نرم‌افزارهای پایگاه داده شوید.

شروع به کار با برنامه مدیریت پایگاه داده Microsoft Access

در صورتی که حجم اطلاعات شما زیاد باشد و به‌طور مداوم هم به آن اضافه شود، کنترل و ویرایش آن سخت خواهد بود. در چنین شرایطی استفاده از برنامه مدیریت پایگاه داده مثل Access می‌تواند مشکلات شما را حل کند. بیشترین کاربرد نرم‌افزار Access برای سازمان‌ها و شرکت‌ها و مدارس است که نیاز به ثبت و نگهداری اطلاعاتی نظیر مشخصات کالاها، تعداد فروش‌ها، قیمت‌ها، مشتریان، دانش‌آموزان و نمرات آن‌ها دارند.

در این بخش با استفاده از طراحی‌های انجام شده اقدام به پیاده‌سازی آن‌ها بر روی پایگاه داده Access کنید.

به همین منظور پس از اجرای نرم‌افزار Microsoft office با انتخاب گزینه Blank desktop database وارد Access شوید. در این قسمت شکل 1 ظاهر می‌شود.

ابتدا یک پرونده پایگاه داده یا همان بانک اطلاعاتی ایجاد کنید. نام آن را school قرار دهید.

پس از انتخاب نام فایل پایگاه داده و کلیک روی دکمه Create هنگامی که وارد محیط اکسس می‌شوید، به‌صورت پیش‌فرش یک جدول به نام Table1 ایجاد شده که دارای یک فیلد به نام ID و از نوع AutoNumber می‌باشد و به حالت Data Sheet باز خواهد شد و چون قصد طراحی پایگاه داده را دارید، باید وارد محیط Design View شوید.

قسمت‌های مختلف در نمای طراحی جدول

1- Navigation Pan جایی که اشیاء Access نمایش داده می‌شود.

2- نام فیلدها که در کدنویسی‌ها و Query و... استفاده می‌شود.

3- نوع فیلد (ستون) جدول. در واقع هر فیلد یک ظرفی است که باید مشخص شود چه چیزی می‌خواهید در آن نگهداری کنید.

4- این قسمت اختیاری بوده و می‌توان توضیحاتی در مورد فیلد وارد کرد.

5- تنظیماتی که برای این جداول در Access می‌توانیم انجام دهیم.

6- در این قسمت مشخص می‌کنیم که نوع فیلدی که انتخاب کردیم چه خصوصیتی داشته باشد، مثلاًً اگر عددی است چند رقمی باشد.

بعد از ایجاد شکل 3 اقدام به تعریف صفت‌های موجودیت تدریس گردآوری شده بپردازید (جدول 6).

جدول 6 - تعریف صفات موجودیت تدریس در پایگاه داده

صفت موجودیت تدریس	تعریف در پایگاه داده
ردیف	RowlD
کد درس	CourseCode
کد کارمندی	TeacherCode
شماره دانش‌آموزی	StudentCode
سال تحصیلی	EducationYear
نمره	Mark

برای شروع طراحی، روی جدولی که به‌طور پیش‌فرض با نام table1 در اکسس وجود دارد، کلیک راست کرده و گزینه design view را انتخاب می‌کنیم و پس از تایپ نام جدول (Teach) دکمه ok را می‌فشاریم و مانند شکل 4 فیلدها را ایجاد می‌کنیم.

بعد از طراحی جدول Teach از زبانه Design با کلیک روی view و انتخاب Datasheet view وارد مرحله درج رکورد شوید.

نمودار ارتباط بین موجودیت‌ها (ERD)

بعد از طراحی جداول در پایگاه داده، هنرآموز ارتباط بین جداول و کاربرد آن را برای هنرجویان بیان کرد. در پایگاه‌های داده رابطه‌ای مهم‌ترین کاری که بعد از طراحی جداول باید صورت گیرد روابط بین موجودیت‌ها می‌باشد. به این نمودار ERD می‌گویند. این نمودار موجودیت‌ها و صفات آن‌ها و روابط میان آن‍‌ها را توصیف می‌کند.

یک نمودار ERD تمام یک پایگاه داده نیست. بلکه بخشی از آن جریان است، برای طراحی هر نمودار باید مراحل زیر را طی کنید:

- تعیین موجودیت‌ها (دانش‌آموز، معلم، درس)
- تعیین صفات موجودیت‌ها (شماره دانش‌آموز، نام دانش‌آموز)
- تعیین روابط میان موجودیت‌ها (ارائه درس)

مستطیل برای نمایش موجودیت‌ها، بیضی برای نمایش صفات بین موجودیت‌ها و لوزی برای نشان دادن ارتباط بین موجودیت‌ها استفاده می‌شود.

انواع ارتباط به شرح زیر است:

ارتباط یک به یک (one _ to _ one) یا (1:1): در این نوع ارتباط هر نمونه از یک موجودیت فقط با یک نمونه از موجودیت دوم ارتباط دارد و برعکس، به‌عنوان مثال ارتباط مدیر با هنرستان، هر هنرستان یک مدیر دارد و هر مدیر، مدیریت یک هنرستان را به عهده دارد.

ارتباط یک به چند (one _ to _ many) یا (N:1): در این نوع ارتباط، هر نمونه از یک موجودیت با چند نمونه از موجودیت دوم ارتباط دارد ولی برعکس آن برقرار نیست. به عنوان مثال هر هنرآموز چند درس را تدریس می‌کند ولی هر درس فقط توسط یک هنرآموز ارائه می‌شود.

ارتباط چند به چند (Many - to - many) یا (M:N): در این نوع ارتباط هر نمونه از یک موجودیت با چند نمونه از موجودیت دوم ارتباط دارد و هر نمونه از موجودیت دوم هم با چند نمونه از موجودیت اول ارتباط دارد. به عنوان مثال هر هنرجو می‌تواند چند درس داشته باشد و هر درس ممکن است به وسیله چندین هنرجو اخذ شود.

کلید خارجی (Foreign key)

هدف از کلید خارجی حفظ یکپارچگی داده‌ها است و امکان ارتباط بین دو نمونه از موجودیت‌های متفاوت را فراهم می‌کند. کلید خارجی فیلدی است که به کلید اصلی جدول دیگر اشاره دارد.

ایجاد ارتباط بین جدول‌ها و کنترل یکپارچگی

پیش از ایجاد ارتباط بین جدول‌ها لازم است بین آن‌ها یکپارچگی صورت بگیرد. فرض کنید در جدولی اطلاعات هنرآموزان نگهداری می‌شود و در جدول دیگر اطلاعات کلاس‌های آن‌ها وجود دارد. از آنجایی که این دو جدول با یکدیگر در ارتباط هستند اگر نام هنرآموزی از جدول هنرآموزان حذف شود، اطلاعات مربوط به این هنرآموز در جدول جزئیات کلاس نیز باید حذف شود، در غیر این صورت این اطلاعات بلاتکلیف می‌مانند.

برای جلوگیری از چنین ناسازگاری‌هایی، باید در زمان ایجاد ارتباط بین جداول، یکپارچگی را نیز برای آن‌ها در نظر بگیرید. Access این امکان را با Integrity Referential به کاربر می‌دهد.

جامعیت (Integrity)

جامعیت داده‌ها به معنای تضمین صحت و سازگاری داده‌ها در پایگاه داده است. برای حفظ جامعیت داده‌ها، باید از کلیدهای اصلی و خارجی استفاده کنید و از محدودیت‌های جامعیت (Integrity Constraints) مانند کلید اصلی (Primary Key)، کلید خارجی (Foreign Key) و محدودیت‌های یکتا (Unique Constraints) بهره بگیرید.

ایجاد روابط بین جداول (یک به یک، یک به چند)

هنرآموز از هنرجویان خواست که بین موجودیت‌های پیدا شده ارتباط برقرار کنند. با آن‌ها همراه شوید.

ایجاد ارتباط بین موجودیت‌ها باید از یک کلید اصلی در جدول اول به یک کلید غیراصلی در جدول دوم باشد. بنابر این لازم است که بعد از مشخص شدن کلید اصلی موجودیتی را به عنوان مرکز در نظر بگیرید که تا حد امکان تمام کلیدهای اصلی تعریف شده در سایر جداول را داشته باشد. برای ایجاد ارتباط بین جدول‌ها از صفحه اصلی پایگاه داده و از سربرگ Database Tools روی Relationship کلیک کنید.

حالا پنجرۀ Show Table باز می‌شود، در این پنجره جدول‌هایی که می‌خواهید بین آن‌ها ارتباط برقرار شود، انتخاب کنید و سپس روی دکمه Add کلیک کنید و پنجره را ببندید.

اکنون برای برقرای ارتباط بین فیلدها باید 3 شرط را در نظر داشته باشید.

شرط اول جدول‌هایی که می‌خواهید فیلدهای آن را مرتبط کنید، در یک دیتابیس قرار دهید.
شرط دوم نوع داده‌های موجود در فیلد حتماًً از یک نوع باشند (رشته، حرف، عدد و...).
شرط سوم فیلدی که برای برقراری ارتباط در نظر گرفته می‌شود از نوع کلید اصلی باشد.
دقت کنید فیلدی که در جداول مشترک است را برای برقراری ارتباطات انتخاب کنید.

حذف و اضافه فیلدها در نمای Data Sheet

فرض کنید هنرآموز در نظر دارد که به جای تلفن منزل یک دانش‌آموز شماره همراه را اضافه کند. برای این منظور باید در جدول روی ستون تلفن منزل (دقیقاً روی نوشته تلفن منزل) کلیک راست کنید. گزینه Delete Field را انتخاب نمایید. فیلد یا ستون حذف می‌شود. ولی برای افزودن یک فیلد مثلاً شماره موبایل باید روی گزینه Click to Add که انتهای فیلدها در نمای جدول وجود دارد کلیک کنید. لیستی از انواع خاصیت‌ها نمایان می‌شود که شما باید Short Text را انتخاب کنید.

حالا ستون content را انتخاب کرده و در تب Table Field در قسمت Field روی Name & Caption کلیک کنید.

تصویر زیر نمایان می‌شود که می‌توانید، اطلاعات فیلد را تکمیل کنید.

فیلتر و مرتب‌سازی داده‌ها

هنرآموز تلاش دارد که بتواند از داده‌های تهیه شده یک خروجی یا فیلتری بر اساس برخی مشخصات تهیه کند. به عنوان مثال قصد دارد که در جدول تهیه شده لیستی از دانش‌آموزانی که سن آن‌ها بیشتر از 15 سال است را تهیه و خروجی آن را جهت تهیه گزارش به مدیریت تحویل دهد. برای انجام این کار می‌خواهد از قابلیت Access استفاده کند. وی برای فیلتر و مرتب‌سازی داده‌ها در Microsoft Access، می‌تواند از چندین روش مختلف استفاده کند:

1- استفاده از نمای Datasheet:

- جدول یا کوئری موردنظر را باز کند.
- بر روی ستون موردنظر برای فیلتر کلیک کند.
- گزینه فیلتر کردن (Filter) را انتخاب و شرایط فیلتر را مشخص کند.

مرتب‌سازی داده‌ها

1- استفاده از نمای Datasheet در جدول:

- جدول یا کوئری موردنظر را باز کنید.
- بر روی ستون موردنظر برای مرتب‌سازی کلیک کنید.
- گزینه مرتب‌سازی (Sort) را انتخاب کنید و نوع مرتب‌سازی (صعودی یا نزولی) را مشخص کنید.

2- استفاده از کوئری‌ها:

- در هنگام کار با queryها می‌توان مرتب‌سازی را هم انجام داد.

ایجاد پرس‌وجوهای ساده با استفاده از ابزار Query Design

قدرت واقعی یک پایگاه داده رابطه‌ای مثل Access در بازیابی سریع و تجزیه و تحلیل داده‌ها با اجرای یک پرس‌وجو (Query) است. پرس‌وجو یا تقاضا روشی برای جست‌وجو و گردآوری داده‌ها از یک یا چند جدول است. اجرای یک پرس‌وجو مانند پرسیدن یک سؤال از پایگاه داده است. با ایجاد پرس‌وجو در Access می‌توانید شرایط جست‌وجو را تعیین کنید تا دقیقاً داده‌های موردنظر خود را پیدا کنید. در حقیقت برای استخراج اطلاعات از جدول‌های پایگاه داده و تحلیل آن‌ها می‌توانید از پرس‌وجو استفاده کنید. Query می‌تواند زیرمجموعه‌ای از رکوردهای یک یا چند جدول را شامل شود. جدول‌ها ساختار فیزیکی داده‌ها هستند، ولی پرس‌وجوها جدول‌های منطقی هستند که از روی جدول‌های فیزیکی ساخته می‌شوند. در نرم‌افزار Access معمولاً با Query و Table به یک صورت رفتار می‌شود.

برای ایجاد Query از 2 روش می‌توان استفاده کرد:

حالت اول: ایجاد پرس‌وجو با روش Wizard: در این روش فقط می‌توانید فیلدهای موردنظر را از جدول انتخاب کنید. یکی از کاربردهای این روش برای ساخت سریع‌تر Query و اطمینان از کارکرد صحیح آن است.

حالت دوم: ایجاد پرس‌وجو در نمای طراحی (Query Design): در این روش علاوه بر اینکه می‌توانید فیلدهای موردنظر را انتخاب کنید و آن‌ها را نمایش دهید، می‌توانید روی فیلدها شرط تعیین کنید.

استفاده از کوئری‌ها

- یک کوئری جدید ایجاد کنید یا کوئری موجود را در نمای طراحی باز کنید.
- در ردیف Criteria برای ستون‌های موردنظر، شرایط فیلتر کردن را وارد کنید. مثلاًً برای انتخاب رکوردهایی که مقدار Age بیش از 10 است، بنویسید.

استفاده از فیلدهای محاسباتی و توابع پایه برای انجام تحلیل داده‌ها

تحلیل و سازماندهی داده‌ها با استفاده از فیلدهای محاسبه شده و توابع پایه در Microsoft Access می‌تواند فرایند تحلیل داده‌هایتان را به‌طور چشمگیری تسهیل کند. در اینجا چگونگی استفاده از این ابزارها را توضیح می‌دهیم:

هنرآموز در نظر دارد که مجموع میانگین نمرات دانش‌آموزان را محاسبه کند. به این منظور هنرآموز این امکان را دارد که با استفاده از امکانات داخل برنامه این مهم را به سرانجام برساند.

فیلدهای محاسباتی

فیلدهای محاسباتی به شما اجازه می‌دهند تا مقادیر جدیدی را براساس داده‌های موجود در جداول ایجاد کنید، بدون نیاز به آپدیت مستقیم داده‌ها. برای ایجاد یک فیلد محاسباتی شده در Access:

1- نمای طراحی جدول (Design View) شوید.

2- یک فیلد جدید ایجاد کنید و نامی برای آن انتخاب کنید.

3- نوع داده را به Calculated تغییر دهید.

4- فرمول محاسباتی را وارد کنید. برای مثال، برای محاسبه میانگین دو فیلد، می‌توانید فرمول زیر را وارد کنید.

([Field1] + [Field2])/2

توابع پایه

SUM: برای جمع کردن مقادیر عددی.

به عنوان مثال

مرحله 1: در نوار ابزار Access سربرگ Home را انتخاب کنید. سپس به بخش Records بروید و در نهایت بر روی گزینه Totals کلیک کنید.

مرحله 2: تا آخرین سطر جدول اسکرول کنید.

مرحله 3: فیلد موردنظر را که می‌خواهید جمع کل آن محاسبه شود، انتخاب کنید. سپس، دومین سلول خالی زیر آخرین سطر جدول را انتخاب کنید. اکنون یک منوی کشویی ظاهر می‌شود، بر روی آن کلیک کنید.

مرحله 4: محاسبه‌ای که می‌خواهید بر روی داده‌های فیلد انجام شود را انتخاب کنید. برای مثال، ما تابع Sum را انتخاب می‌کنیم تا مجموع کالاهای به فروش رسیده را محاسبه کند.

مرحله 5: محاسبه انجام و نتیجه در سطر جمع کل به شما نشان داده خواهد شد.

- AVG: برای محاسبه میانگین مقادیر عددی.
- MIN و MAX: برای پیدا کردن کوچک‌ترین و بزرگ‌ترین مقدار.
- COUNT: برای شمارش تعداد رکوردها.
- ROUND: برای گرد کردن مقادیر عددی

تکمیل جداول با استفاده از فرم‌ساز در Access

برای تکمیل کردن جداول با استفاده از فرم‌ها در Microsoft Access مراحل زیر را انجام دهید:

مرحله 1: ایجاد یک جدول

ابتدا جدولی ایجاد کنید که می‌خواهید داده‌ها را در آن وارد کنید. به‌عنوان مثال، فرض کنید جدولی به نام Students با ستون‌های StudentID, Name, Age و Class دارید.

مرحله 2: ایجاد یک فرم جدید

در نوار ابزار Access، روی زبانه «Create» کلیک کنید.

در بخش «Forms»، پیشخوان Field List روی گزینه «Form» کلیک کنید. Access به‌طور خودکار یک فرم جدید بر اساس جدول انتخابی شما ایجاد می‌کند.

مرحله 3: طراحی فرم

شما می‌توانید فرم را مطابق با نیازهای خود ویرایش کنید. برای ویرایش فرم، روی دکمه «Design View» کلیک کنید. در این نما، می‌توانید کنترل‌ها و فیلدهای مختلفی را به فرم اضافه کنید.

اگر می‌خواهید فیلدهای بیشتری به فرم اضافه کنید، می‌توانید از زبانه «Field List» استفاده کنید. به سادگی فیلد موردنظر را از «Field List» به فرم بکشید و رها کنید.

مرحله 4: تنظیمات فرم

در حالت طراحی فرم، می‌توانید تنظیمات خاصی را برای هر کنترل انجام دهید. به عنوان مثال، می‌توانید فرمت داده‌ها، رنگ‌ها، فونت‌ها و موارد دیگر را تنظیم کنید.

مرحله 5: ذخیره و استفاده از فرم

پس از طراحی فرم، آن را ذخیره کنید. برای ذخیره فرم، روی دکمه «Save» کلیک کنید و نام مناسبی برای فرم خود انتخاب کنید.

اکنون می‌توانید به حالت «Form View» بروید و داده‌ها را به راحتی وارد کنید. در این حالت، فرم شما به‌عنوان یک رابط کاربری ساده برای ورود داده‌ها عمل می‌کند و داده‌ها به‌طور خودکار به جدول مرتبط وارد می‌شوند.

ایجاد فرم و گزارش طراحی فرم‌های کاربر پسند برای ورود و پیمایش داده‌ها

همان‌طور که در قسمت قبل مشاهده شد، برای ورود و نمایش اطلاعات، می‌توان جدول را در حالت Datasheet View قرار داد و اطلاعات را در جدول وارد کرد. این روش برای ورود و نمایش اطلاعات معمول نمی‌باشد، زیرا کاربر در این حالت، نمی‌تواند شکل نمایش اطلاعات را به‌طور دلخواه تغییر دهد و همواره با یک ساختار جدولی (Sheet) مواجه است.

نرم‌افزار Access برای ورود و نمایش اطلاعات شیء (Object) امکان دیگری به نام Form را پیشنهاد می‌کند. در واقع Form یک واسط کاربر گرافیکی (Graphical User Interface) بین کاربران و جداول است. فرم‌ها با توجه به نیاز کاربران طراحی می‌شوند و در مرحله طراحی می‌توان شکل، رنگ و نحوه نمایش اطلاعات را تعیین کرد. در Access می‌توان فرم را به چند روش ایجاد کرد، کافی است از زبانه Create یکی از گزینه‌های قسمت Forms را انتخاب کنید. گزینه‌های مختلف این بخش در زیر دیده می‌شود.

- ایجاد فرم به روش راهنمای Form Wizard
- ایجاد فرم در محیط طراحی Form Design
- ایجاد فرم خالی Blank Form
- ایجاد فرم برای جدول انتخابی Form

در این مرحله برای ایجاد فرم از روش راهنما یا همان Form Wizard استفاده می‌کنیم. در این روش، کاربر توسط Wizard یک فرم را قدم به قدم طراحی می‌کند. باید توجه داشته باشید که در این حالت باید حتماً از قبل جدول یا جداولی وجود داشته باشد تا این روش قابل استفاده باشد.

پس از انتخاب این روش پنجره Form Wizard باز می‌شود.

در پنجره ظاهر شده، مطابق با تصویر قبل، از قسمت Table/Query جدول موردنظر انتخاب می‌شود. در شکل 20 جدول Student مشخص شده است.

پس از انتخاب جدول موردنظر فیلدهای این جدول به‌صورت خودکار در بخش Available Field مشخص می‌شود. دکمۀ «<» فیلد موردنظر و دکمۀ «<<» همه فیلدها را در قسمت Selected Field قرار می‌دهد. با این کار فیلدهایی را که در این لیست وجود دارد در فرم ظاهر خواهد شد. سپس دکمه next انتخاب می‌شود.

در مرحله بعد چیدمان (Layout) فرم را انتخاب می‌کنیم. چهار حالت در این پنجره وجود دارد:

- Columnar: در این فرم همیشه اطلاعات یک رکورد مشاهده می‌شود و برای مشاهده رکورد بعدی باید گزینه رکورد بعدی (Next record) را از Navigation Button انتخاب کرد.

- Tabular: در این حالت بیش از یک رکورد نمایش داده می‌شوند. این روش بیشتر برای فرم‌های مشاهده اطلاعات مناسب است. در این حالت اگر تعداد رکوردها زیاد باشد برای مشاهده رکوردهای بعدی از نوار پیمایش (Scroll Bar) استفاده خواهد شد.

- Datasheet: این حالت مانند حالت Datasheet View در جدول خواهد بود.

Justified: در این حالت همه رکوردها در یک صفحه نمایش داده خواهد شد و نوارهای پیمایش ظاهر نخواهند شد.

در اینجا نوع فرم Columnar انتخاب شده و سپس برای رفتن به مرحله بعدی دکمه next انتخاب شده است.

سپس در مرحله بعدی نام فرم انتخاب می‌شود. Access به‌طور پیش‌فرض نام فرم را همان نام جدول درنظر می‌گیرد. البته این نام فرم قابل تغییر است. با انتخاب گزینه Open the form to view and enter information فرم باز شده و رکوردهای جدول را نمایش می‌دهد. در صورت نیاز می‌توان به جدول رکوردهای جدیدی اضافه کرد.

با انتخاب گزینه Modify the form’s design می‌توانیم ساختار فرم ایجاد شده را ویرایش کنیم. بدین ترتیب یک Form ایجاد خواهد شد.

به این حالت نمایش Form View گفته می‌شود (شکل 22). در این فرم دو کنترل از نوع Text Box و Label وجود دارد. Text Box برای ورود و نمایش اطلاعات به کار می‌رود، در حالی که Label برچسب و معرفی‌کننده Text Box می‌باشند.

دقت کنید که Labelهای یک فیلد همان نام فیلد یا Caption فیلد در جدول هستند. یعنی اگر برای فیلدی در جدول Caption تعیین شده باشد همان عنوان برچسب فیلد ظاهر می‌شود. در غیر این صورت نام فیلد (Field name) به عنوان برچسب تعیین می‌شود.

برای تغییر طراحی فرم باید فرم را در حالت Design View قرار دهیم. سپس تغییرات را روی فرم اعمال کنیم.

در این حالت می‌توان رکوردهای جدول را مشاهده کرد و یا تغییر داد. حتی می‌توان رکورد جدید نیز به جدول اضافه کرد.

مبانی قالب‌بندی فرم‌ها و گزارش‌ها برای بهبود تجربه کاربر و ارائه داده‌ها

تعریف: یکی از نقاط قوت گزارش‌های Access این است که می‌توان ظاهر آن‌ها را اصلاح کرد تا آن‌ها را به شکلی که می‌خواهید درآورید. شما می‌‌توانید header و footer اضافه کنید، رنگ‌های جدیدی اعمال کنید و حتی یک لگو به گزارش Accessتان اضافه نمایید. همه این موارد می‌تواند به شما در ایجاد گزارش‌های دیداری جذاب کمک کند.

در قالب‌بندی گزارش‌های Access با موارد زیر آشنا می‌شوید:

- اصلاح متن گزارش
- تغییر عنوان و صفحه اصلی گزارش
- افزودن متن به header یا footer
- افزودن تاریخ و زمان به یک header یا footer
- افزودن شماره صفحه به یک header یا footer

اصلاح متن گزارش Access

هنرآموز تصمیم دارد برای نمایش بهتر خروجی از قالب‌بندی فرم گزارشات استفاده کند. پس نیاز به برخی ابزارها دارد که این امکان را برای وی فراهم کند.

بخش عمده‌ای از اطلاعات در گزارش شما مستقیماً از کوئری‌ها و یا جداول شما به دست می‌آیند. این بدان معنی است که شما نمی‌توانید آن را در گزارش ویرایش کنید. با این حال، می‌توانید متن برچسب، headerها و پاورقی‌ها را تغییر داده، اضافه یا حذف کنید تا گزارش شما واضح‌تر و آسان‌تر باشد.

تغییر header و صفحه اصلی: برای مشاهده و تغییر header و پاورقی که در هر صفحه گزارش شما ظاهر می‌شود، گزینه View را روی نوار انتخاب کنید و به Design view بروید. Header و پاورقی در فضای سفید زیر نوارهای Page Header و Page Footer قرار دارد.

افزودن متن به header یا footer: برای افزودن متن به header یا footer زبانه Design را انتخاب کنید، گروه Controls را پیدا کنید، سپس بر روی فرمان Label کلیک کنید.

برای ایجاد برچسب، ماوس را در ناحیه سفید کلیک کرده و بکشید و هنگامی که اندازه موردنظر به دست آمد ماوس را رها کنید. حالا روی کادر متن کلیک کنید، سپس متن موردنظر را تایپ کنید.

افزودن تاریخ و زمان به یک header یا footer: برای افزودن تاریخ و زمان به یک header یا footer به‌صورت زیر عمل نمایید. زبانه Design را انتخاب کنید، گروه Header / Footer را پیدا کنید و سپس بر روی دستور Date and Time کلیک کنید.

کادری ظاهر می‌شود که در آن می‌توانید گزینه‌های قالب‌بندی موردنظر را انتخاب کنید. پیش نمایش متنی که در گزارش شما درج می‌شود ظاهر می‌شود. وقتی از ظاهر تاریخ و زمان راضی بودید، بر روی OK کلیک کنید.

به‌طور پیش‌فرض، تاریخ و زمان در header ظاهر می‌شود. اگر می‌خواهید در عوض آن‌ها را با پاورقی منتقل نمایید؛ کافی است روی کادر تاریخ و زمان کلیک کنید و آن‌ها را به مکان دلخواه بکشید.

افزودن شماره صفحه با یک header و footer: برای افزودن شماره صفحه با یک header و footer ‌به‌صورت زیر عمل نمایید.

زبانه Design را انتخاب کنید، سپس گروه Header / Footer را پیدا کنید.

سپس بر روی دستور Page Numbers کلیک کنید.

سپس کادر صفحه شماره‌ها ظاهر می‌شود. برای نمایش تعداد صفحه فعلی و تعداد صفحه‌ها، صفحه N را انتخاب کنید تا فقط صفحه فعلی یا صفحه N از M نمایش داده شود. در زیر موقعیت، بالای صفحه یا پایین صفحه را انتخاب کنید تا مکان صفحه‌های موجود در آن را کنترل نمایید. برای انتخاب تراز صفحات صفحه، روی پیکان کشویی کلیک کنید.

هنگامی که از تنظیمات راضی بودید، روی OK کلیک کنید.

انتقال فایل از Excel به Access

هنرآموز در نظر دارد که به‌عنوان آخرین کاری که می‌تواند انجام دهد روشی ایجاد کند که بتواند تمام دیتاهایی که به‌صورت فایل Excel از برنامه سیدا دریافت می‌کند بدون تغییر وارد پایگاه داده کند برای این منظور باید به روش زیر عمل کند که ساده‌ترین روش است. این روش برای کاربران مبتدی بسیار مناسب است.

مراحل:

- در اکسس، به تب External Data بروید و روی گزینه Excel کلیک کنید.
- فایل اکسل خود را انتخاب کنید.
- سطرهای موردنظر برای عنوان ستون‌ها را مشخص کنید.
- جدول مقصد را انتخاب یا ایجاد کنید.
- روی گزینه OK کلیک کنید.